Таким образом, основным преимуществом технологии хранения https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/ является не столько повышение производительности труда учетчиков и качества документов, описывающих предметную сферу (фактическое состояние хозяйства) в реальном масштабе времени. Именно это является определяющим с точки зрения возможности информирования различных специалистов для оперативного вмешательства. Информационные технологии на предприятиях различных форм собственности и видов деятельности должны развиваться через создание интегрированного банка данных для удовлетворения информационных потребностей пользователей в реальном масштабе времени.
Следует отметить, следующие преимущества бумажного документооборота:
· экономия средств, предназначенных для покупки копировально-множительной техники и расходных материалов на нее, ее ремонта, оплаты служб почтовой доставки, а также это уменьшает затраты на хранение бумажных документов;
· экономия рабочего времени работников.
· создание единого информационного пространства в масштабах предприятия и реализация всех процессов именно в системе (обеспечивает эффективный документооборот в случае удаленного доступа структурных подразделений, филиалов и т.п.);
· ускорение и прозрачность прохождения документов и предоставления услуг (обеспечивает доступность информации, своевременное и оперативное принятие решений, отслеживание документа на всех этапах его жизненного цикла);
· оптимизация процессов, связанных с документооборотом, улучшения контроля над всеми информационными потоками и процессами на предприятии (повышается общий уровень качества исполнения документов, посредством осуществления контроля исполнительской дисциплины обеспечивается систематизация и анализ результатов контроля, благодаря чему выявляются проблемы и принимаются меры по совершенствованию системы управления);
· разграничение полномочий, доступ к документам и действий над ними;
· возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры (обработка документов одновременно несколькими работниками);
· повышение скорости поиска документов на предприятии (осуществление поиска в базе документов по различным атрибутам);
· предотвращение потери важной информации из-за халатности персонала (сохранение документа обеспечивается благодаря регистрации в системе);
· повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП (шифрование данных позволяет предотвратить попытки несанкционированного доступа к информации);
· упорядочение документооборота на предприятии (обеспечивается единый подход к процедурам оформления и обработки документов, использование унифицированных форм документов, их формирование по шаблонам);
· обеспечение всех документационных процессов с одновременным применением электронных и бумажных версий документов;
· создание структурированного реестра документов в соответствии с номенклатурой дел предприятия;
· централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в архиве.
