Одним из основных показателей для современных организаций являются финансовые преимущества электронного делопроизводства. Улучшение финансово-экономических показателей деятельности организации в результате внедрения электронного делопроизводства можно объяснить снижением уровня себестоимости документов, что обусловлено уменьшением расходов на их изготовление, а также площадей для хранения документов и времени их обработки; снижением затрат на делопроизводственный персонал с помощью автоматизации рутинных и трудоемких операций в делопроизводственных процессах.
Все электронные документы, компания Almexecm.com.ua предлагает хранить в едином хранилище, что позволит обеспечить оптимальный поиск и выбор информации при подготовке материалов. Такой архив электронных документов не имеет непосредственного отношения к электронному документообороту как такового, но работа с архивом является важной составляющей поиска. Интеграция такого архива и связанных с ним в единое информационное пространство предприятия позволит сделать доступ к материалам и их обработку более оперативным и эффективным. Существенными преимуществами электронного документооборота над традиционным делопроизводством, кроме оперативности и удобства, станут еще и возможность вмещения в электронных документов вместе с текстом мультимедийных данных, использование при составлении документа заранее заготовленных шаблонов, высокие скорость передачи данных и компактность архива, экономия бумаги, возможность защиты документов от несанкционированного доступа.
Электронные технологии создания, хранения и передачи документов, без сомнения, имеют преимущества перед бумажным документооборотом.
Преимущество электронного документооборота над традиционным является бесспорной, ведь основной проблемой традиционной технологии управления документооборотом является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации.
Таким образом, основным преимуществом электронной технологии является не столько повышение производительности труда учетчиков и качества документов, сколько формирование на машинных носителях учетных данных, описывающих предметную сферу (фактическое состояние хозяйства) в реальном масштабе времени. Именно это является определяющим с точки зрения возможности информирования различных специалистов для оперативного вмешательства. Информационные технологии на предприятиях различных форм собственности и видов деятельности должны развиваться по электронной технологии через создание интегрированного банка данных для удовлетворения информационных потребностей пользователей в реальном масштабе времени
